Protocolos são ofícios, solicitações, memorandos e formulários que ingressam no sistema de protocolo e recebem um número de protocolização. O protocolo é cadastrado quando há necessidade de encaminhamento a uma ou mais pessoas e/ou setores do órgão, com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão pelas partes envolvidas nos trâmites ou de integrar um processo previamente cadastrado (juntada de protocolos).
Para realizar o cadastro, siga o passo a passo abaixo:
Passo 1. No menu principal do CPA, acesse a funcionalidade Cadastro de Protocolo Físico.
Passo 2. Preencha os campos disponíveis no grupo ‘Dados do Processo’. Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.
- O campo Setor de abertura é automaticamente preenchido com o setor onde o usuário está lotado, mas pode-se efetuar a troca acionando o botão de consulta.
- É possível habilitar a opção ‘Meu setor’ com um nos campos Setor origem e Setor de competência, assim o sistema sempre trará esses campos preenchidos com o setor onde o usuário está lotado.
A ativação da opção 'Outros', ao lado do campo Interessado, habilitará a inclusão de outras partes envolvidas no processo em outra tela, que será automaticamente ativada após a conclusão do cadastro.
Selecione a opção 'Notificar interessados' para que os interessados sejam informados por e-mail sobre eventos do processo, tais como cadastros e encaminhamentos.
Selecione a opção 'Assinar os dados' para assinar digitalmente os dados do processo.
Os campos Processo(s)/Protocolo(s) vinculado(s) e Tipo vinculação só se tornarão disponíveis ao selecionar a opção 'Processo/Protocolo vinculado' no campo Tipo.
Passo 3. No grupo Controle de Acesso selecione o tipo de controle de acesso que será aplicado ao processo.
Passo 4. Acione o link 'Clique aqui para informar outros tipos de documentos' para incluir outros documentos no respectivo processo, além daquele já inserido no cadastro normal. O sistema habilita a tabela do grupo Identificação de Documentos.
Passo 5. Ao abrir a tabela do grupo Identificação de Documentos, acione o botão 'Adicionar' para habilitar uma linha na tabela.
Passo 6. Acione o botão 'Próximo' para seguir para a próxima etapa do cadastro de processo digital.
Caso a opção 'Outros', ao lado do campo Interessado, seja selecionada, o botão 'Próximo' acessará a tela para preenchimento dos dados do interessado.
Passo 7. Na segunda etapa, realize a confirmação do cadastro de processos digitais e visualize seus dados principais. Estando tudo correto, clique no botão ‘Concluir cadastro’.
Será apresentada a tela Confirmação de Cadastro, na qual serão disponibilizadas as informações sobre o processo e diversas funcionalidades para complementação do cadastro de processo.